Assinatura Eletrônica de Documentos Digitais
Se o seu provedor já está cansado de acumular papel, atrasar contratos de clientes e revirar caixas empoeiradas sempre que precisa encontrar um documento antigo, o Perficio tem a solução perfeita para você.
Neste tutorial, vamos conhecer a funcionalidade de Assinatura Eletrônica de Documentos.
Com a assinatura eletrônica de documentos do Perficio, você pode criar contratos eletrônicos em PDF para que o cliente assine de forma também eletrônica , sem papel, sem tinta e sem impressora.
A assinatura eletrônica é feita de próprio punho, com dedo ou caneta compatível , num celular ou tablet, que pode ser o da empresa ou o do cliente.
Benefícios
São vários os benefícios da assinatura eletrônica. Vamos ver:
Agilidade nos processos
Quando se elimina o papel do processo, tudo fica mais ágil. Por exemplo, o vendedor pode fechar a venda, fazer o cadastro e obter a assinatura do cliente na hora, sem precisar de impressora e sem deixar para depois. É possível colher assinaturas tanto presencialmente quanto à distância.
Facilidade de consulta
Consultar os contratos digitais é muito mais simples. Basta acessar a tela do cliente no Perficio e está tudo lá. Sem caixas de arquivo empoeiradas.
Redução de custos
Quando o provedor cresce, o custo com papel, tinta e manutenção de impressoras se torna cada vez mais importante. Além disso, muitas vezes também há custos para transportar o documento via motoboy e armazenar tudo em caixas por vários anos, o que aumenta a despesa com aluguel e com a conservação do escritório. Os documentos digitais eliminam esses custos.
Preservação ambiental
A impressão, o transporte e o armazenamento de documentos físicos também têm um impacto ambiental importante. Usando os documentos digitais, você pode eliminar esse passivo social para ter uma empresa cada vez mais sustentável.
Validade jurídica
No Brasil, os contratos digitais possuem plena validade jurídica, sendo equiparados aos contratos em papel desde que respeitem os requisitos básicos de qualquer negócio jurídico: agentes capazes, objeto lícito e forma não defesa em lei.
A validade dos contratos digitais é regulamentada pelas seguintes leis:
Em 2001, a Medida Provisória nº 2.200/2021 - Criou a ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), que é o sistema de certificados digitais que conhecemos. Essa lei garantiu que documentos assinados com certificados digitais tenham presunção de veracidade e integridade, equivalendo a uma assinatura com firma reconhecida.
Em 2020, durante a pandemia, a Lei nº 14.063/2020 modernizou o cenário ao classificar as assinaturas eletrônicas em três níveis: Simples, Avançada e Qualificada, permitindo o uso de métodos mais simples como biometria e SMS para transações do dia a dia.
Níveis de assinatura e sua validade
A escolha do nível de assinatura depende do risco e da exigência legal de cada contrato, conforme segue.
A Assinatura Simples identifica o signatário por meio de dados básicos como email, endereço IP, login, senha, entre outros. Pode ser utilizada para transações de baixo risco, aceite de termos de uso e contratos de adesão. Este é o tipo de assinatura eletrônica utilizada no Perficio.
Assinatura Avançada usa métodos que permitem detectar alterações no documento, como biometria, tokens, hashes. Servem para contratos de aluguel, contratos bancários e algumas interações com o Poder Público.
Assinatura Qualificada utiliza certificado digital padrão ICP-Brasil, como e-CNPJ ou e-CPF. Serve para transferência de imóveis, emissão de notas fiscais e atos de chefes de Poder.
Conceitos
Vamos conhecer agora a teoria de funcionamento do sistema de assinatura de documentos.
Documento assinável
O Perficio possui um repositório de documentos assináveis.
Um documento assinável é criado a partir de um modelo pré-configurado e possui um status para indicar se está assinado, aguardando assinatura ou cancelado.
Por exemplo: Quando você solicita que o Perficio crie um contrato para o cliente, o sistema pega o modelo de contrato já configurado anteriormente, preenche com os dados do cliente e gera um PDF para assinatura.
Signatário
Todo documento assinável possui uma lista de signatários, que vão fazer a assinatura eletrônica. O signatário possui nome, CPF e um "título" que indica o papel de cada signatário no documento. Exemplos de títulos para signatários são Cliente, Testemunha e Contratante.
Fluxo de operação
Agora que você já conhece a parte teórica, vamos entender na prática como funciona o sistema de documentos digitais.
Tudo começa no momento em que sua empresa cria o documento dentro do sistema. Neste exemplo vamos criar um contrato de serviço de internet.
Na tela do perfil do cliente, você seleciona a opção Documentos e Contratos e clica em Novo Documento.
Vai aparecer uma tela perguntando qual modelo de contrato você quer gerar.
Escolha um modelo.
Em seguida, clique no botão Criar documento.
Será exibido o documento assinável com a opção de assinatura.
Para entregar o documento para assinatura, clique no botão Assinar.
O sistema exibirá um QR Code com o link para a página de assinatura.
Agora você pode mostrar o QR Code ao cliente para que ele assine no celular dele.
Se preferir, você também pode copiar ou compartilhar o link de assinatura para enviar ao cliente por mensagem.
Caso você esteja usando o Perficio pelo celular, você também pode abrir a tela de assinatura no seu próprio aparelho e entregá-lo ao cliente para que assine.
Independentemente da forma de abrir o link de assinatura, o documento será exibido na tela:
Após ler o documento, o cliente clica no botão Assinar Documento.
Aparecerá a tela com o campo de assinatura. O cliente deve fazer a assinatura na tela usando o dedo ou alguma caneta compatível.
Depois é só clicar no botão Confirmar Assinatura.
E agora está tudo pronto. O cliente já pode fechar o navegador.
Na tela do Perficio, o sistema vai avisar que o cliente fez a assinatura.
Neste momento, você já pode voltar à tela anterior e ver a nova situação do documento.
Ao clicar no botão Visualizar Documento, você consegue abrir o documento em PDF com as assinaturas dos signatários.
O Perficio vai adicionar uma página no final do PDF com as assinaturas e dados importantes como data, hora, endereço IP e versão do navegador utilizado.
A partir daí, o documento assinado fica armazenado permanentemente no Perficio e pode ser consultado na tela do perfil do cliente.
Modelos de contrato
Para criar e modificar os modelos pré-configurados de contratos, você precisa acessar o Perficio para computador e clicar no menu Configuração, Provedor e Contratos.
Você verá uma tela com a lista de modelos de contrato que o sistema possui cadastrados.
Para modificar um modelo já existente, clique duas vezes no nome do modelo.
Aparecerá uma tela com o nome e o título do documento.
Na aba Documento, você pode ver e modificar o inteiro teor do texto que vai no contrato.
Dentro do texto, como você pode ver na tela, é possível incluir algumas tags especiais que serão substituídas por informações sobre o cliente e sobre o serviço.
Todas as tags seguem o formato ${nome_da_variável}.
Por exemplo, se você digitar Nosso cliente é o ${cliente.nome}, o sistema vai substituir por Nosso cliente é o José da Silva na hora de gerar o documento assinável.
No painel ao lado, você pode ver uma lista com todas as tags que o sistema aceita.
E este foi o tutorial da Assinatura Eletrônica de Documentos do Perficio.
Com esta funcionalidade, esperamos levar mais segurança jurídica, organização e redução de custos para o seu provedor.
Em caso de dúvidas, entre em contato com nosso suporte técnico e teremos prazer em ajudar.